中圖分類號:G647文獻標(biāo)識碼:A
1 當(dāng)前高校院系辦公室管理面臨的問題
1.1 管理觀念與方式方面的問題
管理的觀念是隱藏于管理體制、管理行為等方面背后的指導(dǎo)思想?？梢哉f,任何一個成功的改革都是從觀念的改變開始的,就我國現(xiàn)階段的高等院校院系辦公室工作而言,在管理觀念上我們還有許多有待于改進的地方。目前高校行政化管理的方式和理念仍占居主導(dǎo)地位。院系辦公室一個重要職能就是為院系領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù),為師生的教育、教學(xué)、生活服務(wù)。就前者來說,目前普遍存在的現(xiàn)象是院系領(lǐng)導(dǎo)就是絕對權(quán)威,沒有民主程序和透明度,院系辦公室只是履行其指示的消極從屬部門。從院系辦公室工作自身來說,官本位思想亦有所體現(xiàn)。院系辦公室的工作人員缺乏平等、民主的觀念,沒有服務(wù)意識,高高在上,造成教師學(xué)生都有很多不滿的地方。服務(wù)意識和效率意識不夠都是當(dāng)前高校院系辦公室工作的重要缺陷。管理僵化、封閉,效率意識不強,人浮于事的現(xiàn)象還隨處可見。
1.2 管理制度與體制方面的問題
由于社會發(fā)展不斷提出新的要求以及舊體制與思想的遺留,我國高校管理中仍存在著不完善之處。其一是職責(zé)與業(yè)務(wù)范圍方面的問題。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,高校院系辦公室的業(yè)務(wù)也在不斷地擴展,新業(yè)務(wù)不斷涌現(xiàn)。這就為院系辦公室的職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍的確定提出了挑戰(zhàn),產(chǎn)生混亂。其二是責(zé)任與目標(biāo)體制方面的問題。我國當(dāng)前社會與教育管理正逐步采用“問責(zé)制(accountability)”,這是一種將任務(wù)、目標(biāo)與責(zé)任相掛鉤的管理制度。由于院系辦公室工作性質(zhì)的繁、雜、細,我們還沒有制定出一個明確的分工與目標(biāo)體制,很大程度處于“混沌”狀態(tài)。其三是人員的聘用與激勵制度方面的問題。在人事聘用上,院系辦公室處于教育、教學(xué)人員聘用的從屬地位,如安排家屬工作等。這種人事聘用制度在教育管理已經(jīng)發(fā)展到如此復(fù)雜的今天已經(jīng)不合適宜了,弊端多多。而在激勵與獎懲制度上,院系辦公室的工作人員缺乏必要的激勵機制,人員工作的積極性不高。
1.3 管理設(shè)備與硬件方面的問題
現(xiàn)代技術(shù)手段在教育管理中大有用武之地。由于我國信息化社會的進程較晚,許多先進的管理、辦公設(shè)備還未能完全惠及高校的院系辦公室。從總體上說,我國高校院系辦公室的管理設(shè)備水平偏低,許多高校院系辦公室的辦公設(shè)備陳舊、不足。雖然計算機在院系辦公室已經(jīng)基本普及,但其數(shù)量與質(zhì)量卻不甚令人滿意,特別是打印機、復(fù)印機、掃描儀、傳真、數(shù)碼相機等的配置情況很不理想。而在一些擁有了現(xiàn)代化辦公設(shè)備的地方,只是停留在簡單的文稿處理與打印,沒有有效地利用這些資源。院系辦公室的物品都歸由學(xué)校配置,因而許多人使用起來并不珍惜,損壞、浪費、挪用等現(xiàn)象很常見。這不僅是一個純粹的設(shè)的配置問題,更關(guān)系到人員的職業(yè)道德。
1.4 人員素質(zhì)與能力方面的問題
隨著社會與教育的發(fā)展,院系辦公室工作對其工作人員的素質(zhì)要求不斷提高,辦公人員的原有素質(zhì)還是受到了挑戰(zhàn)。我國高校院系辦公室工作人員多是高校的留校學(xué)生,或者是一些從教專家、學(xué)者的家屬。在入職前,很多人并沒有接受過專門的、系統(tǒng)的教育管理或與此相關(guān)的專業(yè)訓(xùn)練,沒有從事政治工作的經(jīng)驗,在政治上不是很成熟。院系辦公室工作人員工作的態(tài)度有時受到不良風(fēng)氣影響。長期呆在辦公室工作的部分人員由于缺乏競爭機構(gòu)和有效的監(jiān)督管理,也容易滋生惰性、得過且過。如果辦公室人員工作態(tài)度不端正、服務(wù)意識淡薄,那么就會辦事拖沓不積極,能推就推。從辦公室人員技術(shù)能力來說,則缺乏必要的學(xué)業(yè)背景或缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),大部分院系辦公室沒有專門的辦公室管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)人員和設(shè)備維護人員,資源利用較低,院系辦公室的辦公自動化、信息化程度普遍不高,直接地影響著院系各項活動的辦事效率和進程。
2 高校院系辦公室改革的對策和建議
2.1 辦公室管理職能的重新定位是辦公室管理職能轉(zhuǎn)換的前提
院系辦公室管理的主要職能,就是協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)集體處理教學(xué)、科研、日常事務(wù),協(xié)調(diào)上、下級關(guān)系等事務(wù)的決策、執(zhí)行、控制、反饋的活動過程。辦公室應(yīng)當(dāng)作好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供盡可能的便利。其次,院系辦公室上要承接校級機關(guān)的指示、指令和院系領(lǐng)導(dǎo)的指示、指令,下要對職能層進行協(xié)調(diào)和管理,是領(lǐng)導(dǎo)部門聯(lián)系上下,協(xié)調(diào)左右、指揮全局,推動整個院系正常運轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室還是院系的窗口,是信息網(wǎng)絡(luò)中心。良好的形象與作風(fēng),高效的辦事能力不但利于本院系工作的開展,還可以讓學(xué)校在社會上樹立良好的聲譽。對學(xué)校貫徹執(zhí)行黨的方針政策和上級指示精神,對充分發(fā)揮院系領(lǐng)導(dǎo)的指揮作用,促進學(xué)校各項事業(yè)的圓滿完成和進步發(fā)展,都有十分重要的意義。
2.2 提高工作人員素質(zhì)是辦公室管理職能轉(zhuǎn)換的核心
隨著高校改革向縱深發(fā)展,高校內(nèi)部管理理念、教育模式都發(fā)生了較大的變化,院系辦公室的職能呈現(xiàn)出精細化、多樣化、復(fù)雜化的特點。這對院系辦公室工作人員的素質(zhì)提出了新的更高的要求,辦公室人員必須主動、積極地適應(yīng)這種變化,在辦公室工作實踐中不斷提高和完善自身素質(zhì),充分發(fā)揮辦公室的相關(guān)職能作用。
首先,辦公室工作人員必須具備良好的政治素質(zhì)和較高的政策水平。院系辦公室工作的特殊性要求其工作人員具備良好的政治素質(zhì)和較高的政策水平,了解黨的教育方針和學(xué)校的各種政策,掌握院系師生員工的思想狀況,善于協(xié)調(diào)和處理各部門之間、人際之間關(guān)系。
其次,辦公室工作人員必須愛崗敬業(yè)、具備奉獻精神。把辦公室工作當(dāng)成一門科學(xué),積極研究探索工作規(guī)律,不斷提高管理的理論水平和實踐能力,明確所肩負的使命,進一步增強搞好工作的責(zé)任感和緊迫感,以良好的精神狀態(tài)把工作做好。
第三,辦公室工作人員必須具備良好的知識結(jié)構(gòu)。不僅要學(xué)習(xí)各方面的政策法規(guī),學(xué)習(xí)本業(yè)務(wù)知識,還要廣泛涉獵各方面的知識。不僅要熟悉本院系各專業(yè)、各學(xué)科的特點、專長和發(fā)展方向等知識,而且要具備一定的管理學(xué)、心理學(xué)、計算機網(wǎng)絡(luò)、外語、甚至經(jīng)濟和法律等方面的知識。
第四,院系辦公室工作人員必須具備良好的心理素質(zhì)。工作人員的心理負荷普遍超重,容易產(chǎn)生煩惱、急躁、焦慮、不安等心理。辦公室人員必須具備良好的心理素質(zhì),善于調(diào)整情緒,以積極健康的心態(tài)冷靜、高效地完成辦公室工作。
第五,院系辦公室工作人員必須具備改革、創(chuàng)新的意識。辦公室工作人員是院系管理和教學(xué)指令的具體執(zhí)行者,只有轉(zhuǎn)變觀念,將創(chuàng)新意識落實到日常管理工作中,才能科學(xué)地組織、協(xié)調(diào)、控制與監(jiān)督院系工作,保證院系教學(xué)、科研工作的順利進行。
2.3 更新領(lǐng)導(dǎo)者的觀念是辦公室管理職能轉(zhuǎn)換的基礎(chǔ)
院系辦公室歸根結(jié)底是一個從屬于院系領(lǐng)導(dǎo)集體的輔與服務(wù)性的管理機構(gòu),領(lǐng)導(dǎo)者的管理理念在很大程度上決定著院系辦公室的工作狀況。在具體的管理活動中,應(yīng)該使領(lǐng)導(dǎo)者樹立以人為本的管理理念,唯有如此,才能不斷提高管理水平和工作效率。要樹立以人為本的管理理念,必須著重在工作中強化四種觀念:
第一,民主觀念。在辦公室各種管理工作中,一要將工作人員放到應(yīng)有的主體地位,不僅尊重人、理解人,還要做到依靠人、滿足人、發(fā)展人,努力營造平等、民主的人際氛圍。二要充分發(fā)揮工作人員在管理中的積極性、創(chuàng)造性和主動性,凝聚全體工作人員的智慧,為實現(xiàn)管理真正的民主化、科學(xué)化奠定基礎(chǔ)。
第二,法治觀念。必須認真學(xué)習(xí)和掌握黨和國家的方針、政策,特別是教育政策、法規(guī),隨時了解掌握上級文件中的新政策,立法機關(guān)出臺的新法規(guī),并把黨和國家的法律、法規(guī)以及學(xué)校的規(guī)章制度作為管理辦公室的依據(jù),不斷規(guī)范和完善管理工作的各項制度,對辦公室各項事務(wù)進行依法管理,規(guī)范管理行為。
第三,創(chuàng)新觀念。辦公室管理必須注重工作人員創(chuàng)新觀念的形成,通過以人為本的管理,啟發(fā)和激發(fā)人的積極性、主動性和創(chuàng)造性。一要在辦公室管理工作的各個環(huán)節(jié)注意培養(yǎng)和強化工作人員的創(chuàng)新意識,引導(dǎo)他們探索管理科學(xué)化的興趣,積極鼓勵他們不斷創(chuàng)新工作機制、方式和方法;二要努力為工作人員充分發(fā)揮其個性和創(chuàng)造力提供平臺,盡量減少對管理創(chuàng)新活動的干預(yù),提倡人性化管理。
2.4 制度建設(shè)是辦公室管理職能轉(zhuǎn)換的關(guān)鍵
制度是一個機構(gòu)的規(guī)章、規(guī)則、人員的組合編排方式、機構(gòu)或組織的運行方式的綜合。院系辦公室的職能要充分發(fā)揮,離開了有效的、合理的制度是難以實現(xiàn)的。筆者認為,根據(jù)當(dāng)前的社會機制與教育發(fā)展?fàn)顩r,我們應(yīng)該加強以下幾方面的制度建設(shè)。
首先,引入競爭與合作機制,通過上崗競爭選擇人才,通過合作和諧管理。其次,通過改革分配制度激勵人才。形成“收入能高能低,崗位能上能下,有功必獎,有錯必罰”的激勵機制和約束機制。定期對職工的工作業(yè)績進行審核和評分,以體現(xiàn)公平、公正、公開的競爭原則,讓職工有機會通過不斷提高業(yè)績水平而獲得加薪。第三,建立教育培訓(xùn)制度,提高職工素質(zhì)。要讓每個工作人員盡可能多的接受各種管理的教育培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容依據(jù)每個人的具體情況而定,使職工在技術(shù)、知識和能力上不斷提高。
2.5 硬件建設(shè)是辦公室管理職能轉(zhuǎn)換的保障
院系辦公室的硬件要努力達到這樣的水平:首先,隨著計算機技術(shù)和軟件科學(xué)的發(fā)展,院系辦公室管理可以采用辦公專用軟件,如數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、文字處理軟件、電子數(shù)據(jù)表格軟件、通訊及網(wǎng)絡(luò)軟件等等,逐步實現(xiàn)向依托計算機網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)的無紙化辦公的根本性轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)辦公室工作事務(wù)的信息化、自動化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。其次,管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化,利用校園局域網(wǎng),可以查閱、接收學(xué)校內(nèi)部各行政部門以及校外的相關(guān)部門的通知、文件材料、信息資料等,并將這些通知及時通過網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和師生。這樣,人力、物力的消耗將會大大降低,而且效率得到提高。
3 結(jié)論
總之,在高校院(系)辦公室管理中,必須堅持“以人為本”,必須轉(zhuǎn)變那種“以管人為中心”的管理方式,代之以“以人為中心”的管理,尊重教職員工的人格、工作和學(xué)習(xí),關(guān)心每一位教職員工的情感、存在和價值。全心全意為人民服務(wù)是我們黨的根本宗旨,我們黨的一切奮斗和工作都是為了造福人民。只有這種以人的發(fā)展為根本,為人的發(fā)展服務(wù)的學(xué)校管理才能真正達到“管是為了不管”的最高境界,才能最大限度地調(diào)動廣大教職員工工作和學(xué)習(xí)的積極性、主動性和創(chuàng)造性,更好地促進學(xué)校良好的教風(fēng)、學(xué)風(fēng)的形成和鞏固,從而達到為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供有力的人才支持、智力支撐和知識貢獻,努力建設(shè)高水平、有特色的地方綜合性大學(xué)辦校目的。
參考文獻
[1] 郁斌,郁翔.“以人為本”與高校院系辦公室管理. 產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2009.8(4):231～233.
在開展節(jié)約用水辦公室的工作中，這項工程的收益容易受很多方面的因素的影響，除了我們能從表面上看出來的問題之外，在其內(nèi)部也深藏著各種各樣的問題，而且隱藏的問題比直觀能看到的問題帶來的危害更大，所以，如果想要促進我國單位經(jīng)濟的不斷向前發(fā)展，就需要我們從各種角度進行分析研究，從而制定出合理的解決方案[1]。
一、計劃節(jié)約用水辦公室內(nèi)部經(jīng)濟管理存在的問題
第一，固定資產(chǎn)管理混亂。在我國開展的節(jié)約用水辦公室這個項目中，資金的合理運轉(zhuǎn)占據(jù)著很重要的地位，因此對原先固有資產(chǎn)的管理就顯得尤為重要，雖然對資產(chǎn)的管理在辦公室節(jié)約用水這個項目中很重要，但相關(guān)部門在資金的管理這一方面做的并不太好，以至于在資金的管理方面仍存在著很多的問題，在眾多的節(jié)約用水辦公室中，他們沒有對固有資產(chǎn)的管理投入太多的重視，只是象征性的開設(shè)一個管理部門，并沒有對資金管理制定實質(zhì)性的管理制度。也有很少一部分辦公室針對資產(chǎn)的管理制定了相應(yīng)的制度，由于他們并不重視這一方面，所以建立的制度不能很好的對固定資產(chǎn)進行管理，因為缺乏可靠的固有資產(chǎn)管理制度，辦公室節(jié)約用水的資產(chǎn)管理一度陷入迷茫的局面。
第二，超標(biāo)準(zhǔn)列支業(yè)務(wù)招待費。為了讓用于辦公室節(jié)約用水的資金都用到實處，我國對資金的支出方面做了特別的規(guī)定，規(guī)定中明確說明了用于招待的費用不能超過公務(wù)費的2%，為了這一規(guī)定可以得到有效的實施 ，規(guī)定中還對支出的方面進行了更加詳細的說明，但是由于辦公室節(jié)約用水在資金的管理方面存在的諸多問題，資金的支出并不能得到有效的管理，造成了資金的管理處于較混亂的境地，嚴(yán)重的影響了節(jié)約用水辦公室內(nèi)部財政的發(fā)展[2]。
第三，亂列支出。在我國官員內(nèi)部仍存在利用公職滿足私欲這一現(xiàn)象，有的工作人員會利用公款報銷來為自己謀取私利，因為大部分辦公室沒有對支出費用的報銷做更詳細的規(guī)定和要求，進行報銷費用的工作人員對報銷費用的監(jiān)管也比較松懈，在報銷費用的單子上隨便寫上一個金額都可以報銷，這就會造成資金的浪費。長久下來，會嚴(yán)重影響辦公室節(jié)約用水資金的正常運轉(zhuǎn)。
第四，會計基礎(chǔ)薄弱。我們都知道在經(jīng)濟管理方面，會計起著尤為重要的作用。一個單位的經(jīng)濟發(fā)展的好壞在一定程度上直接與會計的專業(yè)素養(yǎng)掛鉤，如果想要經(jīng)濟可以快速的發(fā)展，就需要一些高職業(yè)素養(yǎng)的會計。但是在辦公室計劃節(jié)約用水這個項目中，經(jīng)濟管理部門的會計的專業(yè)素養(yǎng)并不太高，他們的專業(yè)知識和能力都不能夠滿足辦公室節(jié)約用水經(jīng)濟管理的需要，如此一來，這就很大程度上制約了辦公室節(jié)約用水的總體發(fā)展。
二、計劃節(jié)約用水辦公室加強內(nèi)部經(jīng)濟管理的對策
第一，設(shè)置管理機構(gòu)，明確管理責(zé)任。如果想把辦公室節(jié)約用水這個項目進行的更加順利，有必要設(shè)置多個管理機構(gòu)對辦公室節(jié)約用誰的發(fā)展進行合理的管理和規(guī)劃。為了避免人浮于事，人力資源部應(yīng)合理給每個人分配工作，而且分配時不要出現(xiàn)多個人負責(zé)同一項工作的現(xiàn)象，造成人力資源的的浪費。同時注意不要把權(quán)利和責(zé)任集中到某一個人身上，這容易造成工作中人心的不齊。我國的會計法對單位的工作人員提出明確要求，要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格認真的核對上報財務(wù)的真實性。我們知道在辦公室節(jié)約用水的經(jīng)濟管理是一個繁瑣而又龐大的項目，對經(jīng)濟的管理僅靠財務(wù)部門的管理人員是不夠的，這需要在職的每一個人都付出努力，這樣才能實現(xiàn)對經(jīng)濟更好的管理。
第二，建立完善的內(nèi)部控制體系。采取正確的方法對經(jīng)濟進行管理可以讓經(jīng)濟更好的發(fā)展，經(jīng)濟的發(fā)展可以跟得上事業(yè)發(fā)展的需求，那單位整體就可以得到更好更快的發(fā)展了。因為在管理經(jīng)濟的過程中有時候會遇到各種各樣的問題，所以這就需要我們把之前在管理中遇到的問題及解決方案記錄下來，為以后發(fā)生相似案例提供解決辦法。同時我們也需要針對辦公室節(jié)約用水建立一定的管理體制。當(dāng)然，我們不可以盲目的建立管理體制，我們可以研究一下其他企I在制定此類制度，吸取有用的經(jīng)驗來為自身的發(fā)展鋪墊，同時也不要忘了考慮自身的發(fā)展情況，這樣制定出來的管理和控制體制才最適合自身發(fā)展需求。在采用制定好的管理和控制體制后，也要時刻注意在發(fā)展過程中體制有可能存在的問題，發(fā)現(xiàn)問題后即使提出來然后進行解決，爭取可以更好地完善管理制度。
第三，完善部的預(yù)算機制。隨著時代的不斷發(fā)展，很多新技術(shù)應(yīng)時代而出，舊科技則被淘汰。在財政的預(yù)算方面就發(fā)生這樣的情況，部門預(yù)算代替功能預(yù)算對財政進行預(yù)算。部門預(yù)算可以更好地對預(yù)算進行掌控。由于部門預(yù)算目前還存在一些問題，需要對部門預(yù)算做進一步的提升，而且我們可以把部門預(yù)算運用到各個部門中，擴大部門預(yù)算的作用范圍，讓部門預(yù)算起到更加實際的作用。在預(yù)算過程中要做好嚴(yán)格的監(jiān)審工作，避免出現(xiàn)有人私自對預(yù)算結(jié)果進行更改的情況。在資金的支出方面要進行嚴(yán)格的把控，防止有人對公款進行私自挪用。
第四，加強投資管理。在辦公室節(jié)約用水這個項目的中，企業(yè)采用了一種比較聰明的營利方式，他們與許多企業(yè)洽談，讓企業(yè)對這個項目進行投資，企業(yè)投入一定的資金在這個項目中，隨著這個項目的發(fā)展企業(yè)可以投資獲得相應(yīng)的利益。所以由此可以看出投資對一個企業(yè)的重要性。投資可以使企業(yè)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)朝更好的方向發(fā)展，發(fā)展基礎(chǔ)更加穩(wěn)定從而可以減少在企業(yè)運營遇到的問題。這樣可以促進企業(yè)的經(jīng)濟更好更快的發(fā)展?，F(xiàn)在好多企業(yè)都把管理的重心放在了投資上面，因此就需要企業(yè)好好重視投資方面，對投資進行深入研究并制作好相關(guān)文案，掌握好市場的實時動態(tài)，獲取最新的投資動態(tài)，這樣可以讓投資獲得更多的利潤。
第五，加強財政管理干部隊伍的建設(shè)。內(nèi)部的經(jīng)濟管理很大程度上受在職人員的自身職業(yè)素養(yǎng)的影響。如果工作人員的素質(zhì)比較高那么這個企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟的管理自然也會比較好。既然職員的素質(zhì)對企業(yè)的發(fā)展有如此重要的影響，那么企業(yè)的人力資源部在招收新人時應(yīng)在此方面進行嚴(yán)格考察。
第六，培訓(xùn)訓(xùn)練有素的工作人員并且具備高素質(zhì)的職業(yè)道德。我國一直有這樣一個政策，在職的會計可以利用空余時間繼續(xù)學(xué)習(xí)會計方面的專業(yè)知識，但是目前好多在職的會計都認為自己有一份穩(wěn)定的工作了，不想再花什么心思去繼續(xù)學(xué)習(xí)專業(yè)知識，只是把繼續(xù)教育當(dāng)成一個必須要走的形式。但如果節(jié)約用水辦公室向自己內(nèi)部的經(jīng)濟可以發(fā)展的更好的話，就應(yīng)該著重提高會計人員的專業(yè)素養(yǎng)，讓他們在不斷提升自己的過程中可以掌握應(yīng)對常出現(xiàn)問題的解決方法。防止日后因為會計的專業(yè)素養(yǎng)不夠?qū)е鲁霈F(xiàn)各種問題。
綜上所述，我國節(jié)約用水辦公室確實取得了不錯的發(fā)展成果，但在辦公室內(nèi)部經(jīng)濟存在的問題制約了節(jié)約用水辦公室向更好的方向發(fā)展。為了可以讓節(jié)約用水辦公室得到更好的發(fā)展，我們需要針對這些問題進行深入研究和探索，然后給出合理的解決方案，上文也提到了我們可以從制度的制定和會計專業(yè)素養(yǎng)的提升兩方面來對問題進行解決，問題得到解決之后我國的節(jié)約用水辦公室才有希望可以更好更健康的發(fā)展下去。
[中圖分類號]G647
[文獻標(biāo)識碼]A
[文章編號]1672―2728(2006)05-0197―03
一、高校辦公室管理工作的地位和作用
高校辦公室是高等學(xué)校的綜合辦事機構(gòu)，是承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的橋梁和紐帶，具有參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的職能，在高校工作中發(fā)揮著極為重要的作用。
1．高校辦公室的地位
高校辦公室居于學(xué)校管理系統(tǒng)的中心地位。高校辦公室是協(xié)調(diào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)辦理專門事務(wù)、輔助和協(xié)助處理日常工作的部門，學(xué)校辦公室管理的主要職能就是協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子處理教學(xué)、科研、日常事務(wù)，協(xié)調(diào)上下級關(guān)系等事務(wù)的決策、執(zhí)行、控制、反饋的活動過程。
(1)在高校擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人員大多是學(xué)校的主要學(xué)術(shù)帶頭人，他們不但要做學(xué)術(shù)研究，出席各種學(xué)術(shù)會議，承擔(dān)一定的教學(xué)任務(wù)，還要負責(zé)學(xué)校行政領(lǐng)導(dǎo)工作，其工作任務(wù)的繁重可想而知。辦公室應(yīng)當(dāng)做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供盡可能的便利。(2)學(xué)校辦公室上要承接校級機關(guān)的指示、指令和校領(lǐng)導(dǎo)的指示、指令，下要對職能層進行協(xié)調(diào)和管理，是領(lǐng)導(dǎo)部門聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、統(tǒng)籌全局、推動整個學(xué)校正常運轉(zhuǎn)的樞紐。
學(xué)校辦公室同時居于學(xué)校管理系統(tǒng)的窗口地位。到學(xué)校辦事，一般都會先找辦公室。辦公室是信息網(wǎng)絡(luò)中心，是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的“窗口”。辦公室工作人員的一次接待工作，一次電話的受理，都從一個側(cè)面反映高校管理層的工作作風(fēng)和精神面貌，甚至反映出黨群關(guān)系、師生員工關(guān)系，反映領(lǐng)導(dǎo)者與領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作效率。因此，高校辦公室良好的形象與作風(fēng)、高效的辦事能力，不但有利于本校工作的開展，還可為學(xué)校在社會上樹立良好的聲譽和形象。由此可見，高校辦公室工作的優(yōu)劣，對學(xué)校貫徹落實黨的方針政策和上級指示精神，對充分發(fā)揮學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)作用，促進學(xué)校各項事業(yè)的順利開展，都具有十分重要的作用。
2．高校辦公室的主要作用
(1)服務(wù)作用。大學(xué)的教學(xué)、科研、管理隊伍三者是相輔相成的。一流的教學(xué)科研出自一流的管理、一流的服務(wù)，從某種程度上講，管理就是服務(wù)。高校辦公室工作服務(wù)于教學(xué)、科研，服務(wù)于教職員工和學(xué)生，既要完成學(xué)校下達的各項任務(wù)，又要為教學(xué)第一線的教師做好服務(wù)和后勤保障工作，是具體任務(wù)的執(zhí)行者。搞好服務(wù)是高校辦公室的基本職能。
(2)協(xié)調(diào)作用。高校辦公室的一項重要職能就是協(xié)調(diào)作用。實施有效的協(xié)調(diào)有利于提高學(xué)校管理系統(tǒng)的整體效益，主要包括政策協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)、工作節(jié)奏協(xié)調(diào)、社會協(xié)調(diào)、人際協(xié)調(diào)等等。積極發(fā)揮這些協(xié)調(diào)作用，解決學(xué)校工作運行過程中出現(xiàn)的矛盾和問題，可以避免校領(lǐng)導(dǎo)成為各種矛盾、問題的焦點，以利于其集中精力抓大事、議大事。
(3)參謀作用。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重要工作之一就是對學(xué)校重大問題作出正確的決策，而決策的基礎(chǔ)是了解全校的整體情況，這就需要事前進行深入細致的調(diào)查研究，取得第一手資料。學(xué)校辦公室對全校的整體情況應(yīng)當(dāng)十分清楚，并能掌握各方面的數(shù)據(jù)與信息，能為領(lǐng)導(dǎo)提供合理化的建議，為領(lǐng)導(dǎo)的工作獻計獻策，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀。
(4)督查作用。督查工作就其實質(zhì)來說，是實施決策、落實批示的一項后續(xù)保證手段，也是辦公室的一項重要工作內(nèi)容。領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)的實現(xiàn)和計劃的完成，關(guān)鍵在于落實，而要做到這一點，就必須運用督促檢查這一手段來有效地推動執(zhí)行部門不折不扣地完成工作任務(wù)，提高決策的執(zhí)行效率。此外，通過檢查督辦可以直接深入到實際工作的主要環(huán)節(jié)和重點方面，發(fā)現(xiàn)正在或可能出現(xiàn)的問題，并即時加以糾正；通過檢查督辦還可以從實際中獲取大量有用、準(zhǔn)確的信息，反過來又為決策提供真實可靠的依據(jù)，從而提高決策的科學(xué)化水平。
二、高校辦公室管理中存在的主要問題
1．辦公室職能和目標(biāo)模糊不清
高校辦公室要發(fā)揮其最大的功效，為領(lǐng)導(dǎo)和師生員工提供一流的服務(wù)，在高校改革與發(fā)展中起到更大的作用，就應(yīng)當(dāng)先明確辦公室應(yīng)有的職能和應(yīng)達到的工作目標(biāo)。而職能與目標(biāo)又不是一成不變的靜態(tài)指標(biāo)，隨著各種新問題的出現(xiàn)，辦公室職能與目標(biāo)都會有相應(yīng)的改變，尤其是工作目標(biāo)，其動態(tài)性更加明顯。在實際工作中，高校辦公室每天只是按部就班地完成日常工作，就很難解決一些需要創(chuàng)新思維和充分發(fā)揮主觀能動性的問題。一些不斷涌現(xiàn)的新業(yè)務(wù)，看似與辦公室管理無關(guān)，實際上仍是辦公室業(yè)務(wù)的擴展。而一些看似歸屬辦公室管理的工作，實際上又不屬于其管轄范圍，辦公室人員極易“越俎代庖”，這一切都從一個側(cè)面說明高校辦公室存在著對職能與目標(biāo)認識不清的問題。
2．辦公室工作人員整體素質(zhì)不高
辦公室工作要講高效率、高質(zhì)量，這是現(xiàn)代化社會發(fā)展的客觀要求。工作效率包括兩個方面的內(nèi)容：一是辦事速度，二是辦事質(zhì)量。只有在保證辦事質(zhì)量的前提下，加快工作速度，才是真正的高效率。辦公室工作人員只有具備過硬的政治素質(zhì)、熟練的業(yè)務(wù)能力、扎實的工作作風(fēng)，才能滿足工作的要求。但在很多高校，辦公室工作人員大多數(shù)是從機關(guān)干部、輔導(dǎo)員、教師、教輔人員中選調(diào)，或是直接留校的本校畢業(yè)生，甚至是高職稱人員的家屬，絕大部分屬于“半路出家”，且學(xué)歷、經(jīng)歷各不相同，水平參差不齊，這些都不同程度地影響著辦公室作用的有效發(fā)揮。
3．高校辦公室管理缺乏有效的運行機制
在實際工作中，高校辦公室工作往往處于被動狀態(tài)，突出表現(xiàn)在工作“四靠”，即靠會議、靠文件、靠上級下達任務(wù)、靠行政命令指導(dǎo)工作和處理問題，工作的計劃性和針對性不強，“忙亂”現(xiàn)象十分突出。究其原因，主要是缺乏一套健全的管理制度，難以形成辦公室工作人員共同遵守的辦事規(guī)程和行為準(zhǔn)則；缺乏一套行之有效的辦公室工作評估制度和激勵機制；缺乏自我評價的標(biāo)準(zhǔn)和方法等等，導(dǎo)致工作處于無序狀態(tài)，整體工作水平提升緩慢。
4．高校辦公室管理方式和手段滯后
隨著高等教育水平的不斷提高，高校正進入一個全方位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。信息化專業(yè)的飛速發(fā)展，使計算機和相關(guān)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，給社會的發(fā)展提供了前所未有的動力。目前，各行各業(yè)都在向信息化方向發(fā)展，高校辦公室也不例外，這無疑對辦公室提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平提出了更高、更新的要求，尤其是對辦公室處理信息的系統(tǒng)性、時效性要求越來越高。高校辦公室現(xiàn)有的辦公設(shè)備設(shè)施落后，以及傳統(tǒng)的工作方法和模式，顯然已經(jīng)難以適應(yīng)信息化社會發(fā)展的現(xiàn)實需要。實現(xiàn)高校辦公室辦公手段的自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，成為提高管理
水平和工作效率的迫切要求。
三、優(yōu)化高校辦公室管理的對策探討
1．轉(zhuǎn)變職能，明確目標(biāo)
觀念是行動的指南。高校辦公室應(yīng)當(dāng)明確自身的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，科學(xué)地制定工作計劃，形成辦公室管理目標(biāo)體系。同時，辦公室傳統(tǒng)的埋頭苦干、奉命撰文、照章行事等簡單的工作方式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下高校的發(fā)展趨勢。這就要求辦公室應(yīng)當(dāng)樹立全新的管理觀念，掌握有效的管理方法。(1)以轉(zhuǎn)變行政管理職能為前提，減少直接管理，增加宏觀控制，以理順關(guān)系為關(guān)鍵，理順黨、政、群三者以及與政府職能部門、各高校的關(guān)系，從而達到合理的職能配置。(2)重新審視界定高校辦公室的職能。首先，要依據(jù)改革后的高校管理體制，弄清新形勢新條件下的辦公室到底在學(xué)校工作中扮演何種角色，發(fā)揮什么作用；其次，要進一步細化明確辦公室的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容；再次，依據(jù)各個具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確指定各辦公室工作人員的職責(zé)分工。(3)科學(xué)制定工作計劃，形成辦公室管理的目標(biāo)體系。制定計劃與目標(biāo)可圍繞高校黨委、行政的中心工作和工作重心來確定，同時對目標(biāo)進行細分，如根據(jù)期限可分為近期目標(biāo)、中期目標(biāo)、遠期目標(biāo)等。目標(biāo)制定后，還應(yīng)當(dāng)將目標(biāo)分解落實到人，實行目標(biāo)責(zé)任制、崗位責(zé)任制。
2．提高素質(zhì)，樹立“以人為本”的管理理念
辦公室工作人員素質(zhì)的高低，是能否有效開展辦公室各項工作的前提與基礎(chǔ)。其中，政治思想是做好工作的前提，業(yè)務(wù)知識則是做好工作的基礎(chǔ)。因此，辦公室工作人員首先應(yīng)當(dāng)加強政治思想理論和黨性修養(yǎng)，要在思想上、行動上與黨中央保持高度一致，要自覺維護學(xué)校黨委、行政的權(quán)威，還要努力學(xué)習(xí)馬列主義、思想，學(xué)習(xí)鄧小平理論和“三個代表”重要思想，不斷提高政策水平，避免出現(xiàn)政策性錯誤。其次，辦公室工作人員應(yīng)提高文化素養(yǎng)，全面提高文字處理能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、處理突發(fā)事件的應(yīng)變能力、操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，從而提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量和績效。第三，辦公室工作人員還須提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)務(wù)素質(zhì)是順利完成崗位工作任務(wù)的根本保證。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，知識更新的速度日益加快，辦公室工作人員必須具有超前意識，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握辦公室現(xiàn)代化管理的方法和手段，從而適應(yīng)不斷復(fù)雜化的高校管理工作。具體來說，業(yè)務(wù)素質(zhì)包括兩個方面的內(nèi)容：業(yè)務(wù)知識的掌握和較強的實際工作能力。一般來說，辦公室工作人員的知識面越廣，工作能力就會越強。所以，辦公室工作人員不但要掌握一定的文秘、管理、經(jīng)濟、法律、檔案等方面的專業(yè)知識，還要熟悉教育，要學(xué)習(xí)掌握高等教育管理理論和教育工作規(guī)律，對學(xué)校的專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)、科研工作等情況都要有所了解。簡言之，辦公室工作人員應(yīng)有“萬金油”的本領(lǐng)，才能履行好辦公室的職責(zé)。
此外，辦公室工作還具有偶發(fā)性和突發(fā)性的特點，為妥善做好這類工作，辦公室工作人員應(yīng)深入教學(xué)科研工作的第一線，多觀察，勤思考，現(xiàn)場分析、解決問題。通過實踐鍛煉，豐富工作經(jīng)驗，提高應(yīng)變能力和實際工作能力。
高校辦公室在提高人員素質(zhì)的同時，要特別注意堅持“以人為本”的管理理念?！耙匀藶楸尽?，是做好辦公室工作的重要原則。在工作中堅持“以人為本”，就是要樹立主動服務(wù)的觀念。人本管理是通過確立人在管理過程中的主導(dǎo)地位，繼而圍繞如何調(diào)動人的積極性、創(chuàng)造性開展工作，如何在開展工作時體現(xiàn)“人文關(guān)懷”；人本管理更強調(diào)把人作為單位最重要的資源，根據(jù)人的能力、興趣、特長、心理和生理狀況等綜合情況來科學(xué)地為其安排較為合適的工作崗位，并在工作中充分考慮人的成長和價值。人本管理的目標(biāo)是最終使工作人員達到自我管理，而自我管理是管理的最高境界。人本管理思想的貫徹過程即是提升員工素質(zhì)、提高工作效率和水平的過程。
3．規(guī)范工作制度，實現(xiàn)高效運轉(zhuǎn)
完善制度，規(guī)范管理，是確保高校辦公室工作高效運行的基本要求。高校辦公室在開展工作時，如果不遵循一定的規(guī)律，不建立科學(xué)的規(guī)章制度，要實現(xiàn)辦公室工作的規(guī)范運行就是一句空話。為此，高校辦公室必須重視建章立制。一是要健全工作規(guī)范，要按照“從嚴(yán)、從細、從實”的原則，建立健全一系列規(guī)章制度，規(guī)范辦文、辦事、辦會等工作程序，努力使高校辦公室的各項工作有章可循、有規(guī)可依。為促進辦公室管理進一步正常化，使辦公效率進一步提高，對一些常規(guī)性工作還應(yīng)實現(xiàn)程序化，即明確規(guī)定辦事的先后次序、具體步驟及其相關(guān)要求等等。
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關(guān)鍵詞精細化管理辦公室后勤
在當(dāng)前企業(yè)工作中，辦公室工作是領(lǐng)導(dǎo)與基層工作人員緊密聯(lián)系的紐帶，是部門工作的窗口，這說明辦公室工作具有重要性。辦公室后勤管理是辦公室工作的重要組成分，其工作質(zhì)量是評價辦公室工作的關(guān)鍵點。但在實際上，很多員工對辦公室工作的認識存在誤區(qū)，沒有針對性的對辦公室后期管理工作展開思考，導(dǎo)致后勤管理工作始終達不到既定效果。本文將以此為背景，對精細化管理視角下的辦公室后勤管理工作進行分析。
一、辦公室后勤管理的現(xiàn)狀
辦公室后勤管理的實質(zhì)，就是對單位內(nèi)部固定資產(chǎn)、辦公事務(wù)、后勤服務(wù)、車輛管理等各項公司日常事務(wù)進行有效管理的工作。近些年，辦公室后勤管理已經(jīng)得到各單位的重視，并在上級部門的引導(dǎo)下，辦公室后勤管理的各項工作能得到順利開展。但在實際上，辦公室后勤管理工作與預(yù)期相比依然存在一定的差距，主要表現(xiàn)在以下幾點：
（一）對辦公室后后勤管理的認識不足
目前依然有一部分工作人員不能正確認識到辦公室后勤管理工作的重要性，在工作中缺乏主動性，在落實車輛管理、食堂等工作中存在執(zhí)行力不足的現(xiàn)象，在工作中存在應(yīng)付的態(tài)度。
（二）沒有責(zé)任意識
部分辦公室后勤管理人員缺乏責(zé)任意識，在面臨工作上的難題時不去考慮產(chǎn)生問題的原因，只是習(xí)慣性的將問題上報至領(lǐng)導(dǎo)；也有部分工作人員推卸自身責(zé)任，始終抱著任何困難的產(chǎn)生都跟廣大人民群眾素質(zhì)不高有關(guān)的態(tài)度，主動肩負起自己的責(zé)任。
二、基于精細化管理視角的辦公室后勤管理策略研究
對單位而言，辦公室后期管理水平是保證其可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。因此在當(dāng)前工作中，需要重視辦公室后勤管理工作，對其工作內(nèi)容做進一步優(yōu)化。
（一）做好辦公室后勤工作的規(guī)劃安排工作
精細化管理理念對每個員工的工作內(nèi)容、工作積極性等提出了較高的要求，而考慮到當(dāng)前辦公室后勤管理工作中存在人員推卸責(zé)任的現(xiàn)象，則相關(guān)人員應(yīng)該將規(guī)劃安排作為精細化管理的出發(fā)點。以食堂管理為例，在工作中需要優(yōu)先制定精細化的管理方針，并以此為基礎(chǔ)展開精細化管理工作。首先要保證規(guī)劃科學(xué)有序，具備一定的可操作性；在制定規(guī)劃過程中，需要綜合考慮食堂管理工作的具體指標(biāo)，預(yù)見食堂管理中可能出現(xiàn)的風(fēng)險問題（包括食物供給不及時、食物營養(yǎng)搭配等），并及時的制定處理方法，做到張弛有度，能以積極的姿態(tài)面對各種可能出現(xiàn)的問題，降低損失。
同時，由于一部分工作人員在工作中推卸責(zé)任。因此需要做好人員定位工作，在了解辦公室后勤工作量的基礎(chǔ)上，按照具體的人事情況，對辦公室管理工作的人事組織進行優(yōu)化，將具體的工作落實到個人，實施崗位責(zé)任制度，對于其中推卸責(zé)任的人員進行處罰，保證辦公室后期管理人員能始終保持著較高的工作熱情。
（二）完善制度體系
對辦公室后期管理工作而言，精細化管理要求在后期管理工作上能做到“針對性”處理，即能根據(jù)不同工作的需要，從日常行政、財務(wù)、資產(chǎn)管理等方面進行控制，在尋找工作中存在的突出問題后，制定出相對應(yīng)的處理措施，確保潛在的辦公室后勤管理風(fēng)險問題都能得到解決，以保證工作能力。
（三）營造應(yīng)細化管理環(huán)境
在當(dāng)前辦公室后期管理中，營造精細化管理環(huán)境是保證工作的主要方法。精細化管理理念的貫徹與落實，與員工對理念的認同息息相關(guān)。因此，要將精細化管理理念灌輸?shù)胶笄趩T工的思想意識中，使員工認同、接受并主動踐行精細化管理的理念。后勤部門作為高校的服務(wù)部門，職工隊伍龐大，需要為后勤員工努力創(chuàng)造培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的機會，使其更新傳統(tǒng)觀念，接受新知識與新理念，真正在后勤部門實踐精細化管理。同時，要求樹立全員責(zé)任意識，嚴(yán)格要求自我，做好本職工作。在后勤工作中，還要樹立節(jié)約意識，為后勤節(jié)省資源，打造節(jié)約型服務(wù)后勤。
三、結(jié)語
本文主要研究了精細化管理在辦公室后勤管理中應(yīng)用的相關(guān)問題，并從多個角度，對如何在辦公室后勤管理中實施精細化管理進行分析?？傮w而言，在辦公室工作中，應(yīng)增強辦公室人員的責(zé)任意識，實行責(zé)任制，把責(zé)任落實到人，從而增強每一位辦公室工作人員的責(zé)任心，為保證各項辦公室工作能順利開展奠定基礎(chǔ)。
（一）指導(dǎo)思想
全面貫徹落實黨的十和十八屆三中全會精神，以同志講話精神為指導(dǎo)，以加強和改進領(lǐng)導(dǎo)班子作風(fēng)建設(shè)為主要任務(wù)，認真做好縣科技局制度建設(shè)工作，確保改進工作作風(fēng)制度化、規(guī)范化、常態(tài)化，提高為民服務(wù)能力，為縣域經(jīng)濟社會發(fā)展提供科技支撐提供制度保障。
（二）基本原則
按照于法周延、于事簡便的原則，圍繞解決“”方面突出問題和規(guī)范機關(guān)運行管理，建立健全行得通、指導(dǎo)力強、能長期管用的制度規(guī)定，以制度機制建設(shè)鞏固教育實踐活動成果。
二、建設(shè)重點（共16項）
根據(jù)調(diào)研摸底，廢除制度0項，健全制度6項，新建制度10項。
（一）密切聯(lián)系服務(wù)群眾方面（共4項）
1、制定《縣科學(xué)技術(shù)局聯(lián)系服務(wù)群眾制度》，解決聯(lián)系服務(wù)群眾工作中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
2、健全《縣科學(xué)技術(shù)局幫扶聯(lián)系村3年規(guī)劃（2013-2015）》，解決聯(lián)系村工作存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
3、制定《縣科學(xué)技術(shù)局科普工作2年規(guī)劃（2014-2015）》，解決科普工作中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：信息所
完成時間：2014年9月30日
4、制定《縣科學(xué)技術(shù)局科技扶貧2年規(guī)劃（2014-2015））》，解決科技扶貧工作中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：農(nóng)業(yè)社發(fā)股
完成時間：2014年9月30日
（二）厲行節(jié)約、解決“”突出問題（共5項）
5、健全《縣科學(xué)技術(shù)局會議制度》，解決會議召開中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
6、制定《縣科學(xué)技術(shù)局公文處理制度》，解決公文辦理中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
7、制定《縣科學(xué)技術(shù)局學(xué)習(xí)調(diào)研制度》，解決學(xué)習(xí)調(diào)研中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
8、健全《縣科學(xué)技術(shù)局群眾（）工作制度》，解決群眾（）工作中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
9、健全《縣科學(xué)技術(shù)局經(jīng)費管理制度》，解決經(jīng)費管理中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
（三）規(guī)范權(quán)力運行方面（共3項）
10、制定《縣科學(xué)技術(shù)局組織決策機制》，解決民主集中制中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
11、制定《縣科學(xué)技術(shù)局信息宣傳工作制度》，解決信息宣傳工作中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
12、制定《縣科學(xué)技術(shù)局科技項目監(jiān)督管理辦法》，解決科技監(jiān)督管理工作中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：計劃工業(yè)股
完成時間：2014年9月30日
（四）行政效能建設(shè)方面（共4項）
13、健全《縣科學(xué)技術(shù)局黨風(fēng)廉政建設(shè)制度》，解黨風(fēng)廉政建設(shè)工作中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
14、制定《縣科學(xué)技術(shù)局行政效能建設(shè)三項制度》，解決行政效能建設(shè)工作中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
15、健全《縣科學(xué)技術(shù)局機關(guān)管理制度》，解決機關(guān)管理工作中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
16、制定《縣科學(xué)技術(shù)局督查落實制度》，解決督查落實工作中存在的突出問題。
牽頭領(lǐng)導(dǎo)：
責(zé)任股室所：辦公室
完成時間：2014年9月30日
三、方法步驟
制度建設(shè)工作，由局辦公室統(tǒng)籌，各股室所具體負責(zé)組織實施。
（一）調(diào)研摸底。局辦公室牽頭對縣科技局涉及局機關(guān)、行業(yè)性或與群眾密切相關(guān)的制度建設(shè)情況進行徹底梳理。與上位法相抵觸、與群眾利益相沖突的制度，要予以廢止；與實際情況不符合，與群眾利益不相適應(yīng)的制度，要予以修訂；對存在監(jiān)管真空的，要及時啟動制度調(diào)研論證工作，著力形成行之有效、群眾認可、符合工作實際的制度體系。
（二）制定方案。辦公室牽頭，其他股室所配合，制定制度起草工作方案，明確制度建設(shè)的方向、目標(biāo)、任務(wù)、舉措等主要內(nèi)容。
（三）專項推進。落實牽頭領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任股室所負責(zé)制度建設(shè)工作，區(qū)分“廢、改、立”，制定工作規(guī)劃，限期完成。
（四）建章立制。辦公室統(tǒng)一將形成制度初稿提交局機關(guān)干部職工會議討論，并經(jīng)局黨組會議審定后通過。
2 辦公室行政管理工作的內(nèi)容與職能
2.1 主要內(nèi)容
行政管理工作的主要內(nèi)容可以分為文書類、檔案類和會議類這三大類。第一類就是負責(zé)收取、 歸類、 發(fā)放及存檔企業(yè)中各個部門的所有文書 [1] 。由于文件在格式、 內(nèi)容等方面會有所不同， 因此， 管理人員采取存檔和處理的方式就有所不同，之后， 根據(jù)文書的性質(zhì)分類， 為后期的使用提供幫助， 避免浪費尋找的時間，從而提高工作效率。第二類就是負責(zé)檔案保存， 在檔案保存的過程中， 由于檔案類別很多， 比如圖片、 視頻等， 這就涉及要對檔案進行分類、 整理， 使檔案充分發(fā)揮作用。第三類就是負責(zé)管理會議記錄等會議類的文件，不僅要規(guī)劃會議、 記錄會議內(nèi)容、 管理會議的審查制度及報批制度， 還要進行會議出席人員的分工與統(tǒng)計， 節(jié)省時間與資源， 提高會議效率與效果。
2.2 主要職能
第一， 扮演了助手 “角色” 。當(dāng)企業(yè)想要推出新方案的時候， 就需要辦公室對新方案進行開發(fā)與推行。對企業(yè)而言， 辦公室不但在重大決策時發(fā)揮作用，還會在平時工作中給予意見。 第二， 扮演了參謀 “角色” 。 當(dāng)企業(yè)想要出臺政策的時候， 就需要辦公室進行工作的調(diào)研， 提供有利的依據(jù)， 保障政策的正確性。與此同時， 辦公室還要收集所需要的資料信息， 在綜合決策時出謀劃策。第三， 扮演了執(zhí)行 “角色” 。當(dāng)企業(yè)已經(jīng)做出決策的時候， 就需要辦公室將政策貫徹執(zhí)行到各個部門中， 再對落實情況進行檢查[2]。 提高辦公室的執(zhí)行力， 推進政策的有效執(zhí)行。 第四， 扮演了協(xié)調(diào) “角色” 。 辦公室需要協(xié)調(diào)上下級、 平級間的關(guān)系， 使其保證良好的關(guān)系， 從而使企業(yè)內(nèi)部工作順利進行。第五， 扮演了后勤 “角色” 。辦公室需要為企業(yè)提供所需要的物品， 不僅要做到在有需求的時候去購買， 更要做到未雨綢繆， 使得企業(yè)工作更加順利的進行。
3 辦公室行政管理工作中存在的問題
3.1 嚴(yán)格行政管理制度的缺乏
辦公室行政管理工作紛繁復(fù)雜， 千頭萬緒。 隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，辦公室行政管理工作在不斷發(fā)展的同時也暴露出許多不足之處。現(xiàn)階段辦公室行政管理工作的發(fā)展與社會的發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)， 由于缺乏嚴(yán)格的行政管理制度， 行政管理人員的工作表現(xiàn)與工作作風(fēng)都差強人意， 導(dǎo)致工作效率不高， 企業(yè)內(nèi)部管理經(jīng)常會出現(xiàn)各種問題， 阻礙企業(yè)發(fā)展。
3.2 行政管理人員能力水平不高， 且辦公室作風(fēng)建設(shè)存在問題
辦公室行政管理人員的素質(zhì)與能力決定了行政工作是否可以有效執(zhí)行， 但目前， 多數(shù)企業(yè)單位的行政管理人員的整體素質(zhì)及專業(yè)水平都不高，導(dǎo)致無法有效執(zhí)行協(xié)調(diào)行政管理工作[3]。除此之外， 隨著形勢的發(fā)展， 辦公室行政管理人員在作風(fēng)建設(shè)上依然存在不容忽視的問題。 比如， 有些管理人員自我進取意識低， 有些管理人員缺乏求真務(wù)實的精神， 有些管理人員自律意識差， 給辦公室行政管理工作增添了很大的難度。
4 提高辦公室行政管理工作的效率措施
4.1 完善辦公室行政管理體系
我國多數(shù)企業(yè)關(guān)注的焦點都是貪污問題， 其實歸根結(jié)底，這些問題的出現(xiàn)就是行政管理工作的失職。 因此， 要對辦公室行政管理進行改革， 建立科學(xué)的辦公室行政管理體系 [4] 。而首先就要構(gòu)建疾控機構(gòu)行政管理權(quán)利體系， 涉及疾控機構(gòu)類型、概念、 行政管理內(nèi)容、 行政管理流程結(jié)構(gòu)等。 其中， 對于專項資金的管理， 要建立健全的專項資金管理制度， 包括設(shè)立項目、制定計劃、 確定實施方案、 具體執(zhí)行方案、 實施項目、 監(jiān)督項目及驗收項目， 這些過程都需要認真完成。 只有完善科學(xué)的管理制度， 才能提高管理水平。
4.2 提高行政管理人員能力， 重視團隊協(xié)作
前文說到， 辦公室工作煩瑣復(fù)雜， 那么， 在復(fù)雜的工作中，有必要提高辦公室行政人員的素質(zhì)與能力，來提高其工作效率。辦公室行政人員需要具備以下素質(zhì)： 首先要有奉獻精神，無論事情大小， 都要一絲不茍， 在處理過程中犧牲小我。其次要有精益求精的品格，看似簡單的工作也需要細致入微的思考與行動， 高質(zhì)量高效率的完成每一項工作。 還要有量化處理的水平， 在執(zhí)行決策時既要做到原則性， 又要做到靈活性。最后， 要有良好的心態(tài)， 無論遇到什么情況都可以積極面對， 及時調(diào)節(jié)。 而辦公室本身就是一個大的團體， 若想完成好每一項工作，不能僅依靠自己的能力，還需要有團隊觀念和協(xié)作精神， 只有良好的合作關(guān)系， 取長補短， 才可以發(fā)揮出最大的效益。這樣不僅提高了工作效率， 還增強了辦公室的凝聚力， 創(chuàng)造了和諧的工作氛圍。
4.3 發(fā)現(xiàn)重點， 把握難點
辦公室的行政管理工作有很多，在工作的過程中不能盲目工作， 要發(fā)現(xiàn)重點， 在同等時間達到事半功倍的效果， 有效提高工作效率。但任何的工作都不會一帆風(fēng)順， 每一個工作都會有難點， 而行政管理工作中最大的難點就是服務(wù)， 行政管理工作中的服務(wù)工作包含很廣的層面與范圍，需要的能力也很多， 比如收發(fā)文件需要細致性、 上傳下達需要協(xié)調(diào)性、 出謀劃策需要創(chuàng)新性， 只有把握好工作中的難點， 及時進行相應(yīng)的處理， 才可以提高工作的效率。
4.4 創(chuàng)新管理理念， 提高水平
若想改變辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀，最重要的就是要及時創(chuàng)新辦公室行政管理， 做到與時俱進。而管理上的創(chuàng)新不僅僅是管理方式的創(chuàng)新， 更是理念的創(chuàng)新。隨著社會的發(fā)展，辦公系統(tǒng)也在快速發(fā)展，給辦公室的行政管理人員帶來了嚴(yán)峻的考驗與巨大的挑戰(zhàn)，辦公室行政管理人員要隨著信息化時代的到來， 創(chuàng)新管理理念， 同時結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀與辦公室行政管理問題制定出適合的科學(xué)的管理模式， 提高管理水平， 實現(xiàn)管理的有效性， 促進辦公室行政管理工作的順利進行。
5 結(jié)論
隨著我國經(jīng)濟水平的提高， 市場競爭日益激烈， 辦公室行政管理工作作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，提高其工作效率尤為重要。但通過前文可知， 在辦公室行政管理工作中，仍存在缺乏嚴(yán)格的行政管理制度、管理執(zhí)行者能力不高等問題， 這些問題的存在， 嚴(yán)重影響了管理工作的工作效率。因此，有必要也必須通過完善辦公室行政管理體系，提高行政人員能力及創(chuàng)新管理理念與方式， 提高行政管理工作效率， 全面推動行政管理工作的順利進行。
【參考文獻】
辦公室工作由比較瑣碎、繁雜的眾多細節(jié)所組成，任何一個小的忽略或馬虎，都可能導(dǎo)致問題出現(xiàn)。近年來，辦公室公文管理水平得到顯著提高，但也存在不精細的問題，需要不斷改善工作思路，從而推進管理的規(guī)范化和精益化。
一、辦公室公文管理存在的問題
（一）收文登記分類不清晰。收文指的是及時接收外部送達單位機關(guān)或公司的公務(wù)文書，主要包括文件、信函、資料、電報等。辦公室在收文登記中存在分類不清晰的問題，一般公文、公文等不同類型的公文沒有進行精細化分類，也沒有根據(jù)文件的輕重緩急進行分類登記，為辦公室收文接下來的工作造成不便。
（二）公文傳閱記錄不完善。公文傳閱指的是單位或公司文秘部門按照領(lǐng)導(dǎo)簽署的傳閱意見，及時將接收的公文資料等信息提供給相關(guān)負責(zé)人和其他部門人員閱辦。辦公室公文傳閱記錄存在不完善問題，公文傳閱記錄不完善會影響控制公文的行蹤和傳閱速度，造成公文積壓，或出現(xiàn)丟失文件等嚴(yán)重問題。
（三）公文流轉(zhuǎn)效率低。公文流轉(zhuǎn)是辦公室重要業(yè)務(wù)之一。現(xiàn)代化辦公流程基本都已經(jīng)實現(xiàn)自動化，但是實際操作過程中依然存在公文流轉(zhuǎn)效率不高的現(xiàn)狀，主要問題包括公文流轉(zhuǎn)辦理的時間長，各個部門之間的協(xié)調(diào)工作沒有處理好等，這些問題都造成公文流轉(zhuǎn)不及時。
（四）公文歸檔交接不清晰。公文歸檔中對于應(yīng)歸檔公文與不需歸檔公文的區(qū)分不明確，造成工作效率降低；在公文歸檔交接過程中各項登記記錄不完善，易造成公文歸檔錯誤；歸檔交接手續(xù)辦理前，對公文的檢查不到位，出現(xiàn)交接公文數(shù)量的缺失。
二、辦公室公文管理的改善思路
（一）建立收文相關(guān)登記表格，規(guī)范收文登記，做到分類清晰精益管理。1.市委、市政府公文單獨分類登記保存。在文件的收發(fā)、登記等工作上，嚴(yán)格按照《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》《國家行政機關(guān)公文處理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)處理。及時對文件單獨登記，根據(jù)其相互的聯(lián)系、特征和保存價值分類登記，保證公文信息的準(zhǔn)確、完整。省局紙質(zhì)公文要與一般公文、公文等區(qū)別開來，單獨進行登記和保存。2.紙質(zhì)公文單獨登記保存。按照規(guī)定要求完成局（公司）紙質(zhì)公文的登記、編號、蓋章、發(fā)送、保管工作。公文的登記要按照登記表進行詳細記錄，保證文件的合理分類和保存。3.外來郵件登記。收到外來郵件及時M行拆封，按照要求在來文登記表中進行登記、編號，文件要單獨登記，提交部門主要負責(zé)人擬辦，呈送領(lǐng)導(dǎo)批示，按領(lǐng)導(dǎo)批示意見呈送部門辦理，并在公文傳閱表中進行登記。及時收回傳閱文件，妥善保管。
（二）建立公文傳閱登記表，對公文傳閱實行登記跟蹤，防止公文在傳閱環(huán)節(jié)積壓或丟失。辦公室要嚴(yán)格按照流程對文件進行登記，采用傳閱登記表，登記內(nèi)容主要包括文件號、送閱部門、接收人、接收時間、退回時間、備注等信息，實行登記跟蹤，防止公文在傳閱環(huán)節(jié)積壓或丟失，信息泄露等問題，并且在出現(xiàn)問題后能夠從公文傳閱登記表上找到責(zé)任人。
（三）加強公文流轉(zhuǎn)的督辦工作，提高辦文效率。首先，對公文流轉(zhuǎn)提出時限要求，重要公文在1日內(nèi)處理完畢；一般復(fù)雜公文或涉及多個部門的公文在3日內(nèi)處理完畢。需要及時處理的公文信息要詳細記錄，按照公文要求在處理箋上標(biāo)注出處理時限。公文管理部門要根據(jù)公文辦理的輕重緩急及時詢問處理情況，多督促相關(guān)部門按時完成公文流轉(zhuǎn)，避免職責(zé)不明、無人辦理現(xiàn)象的發(fā)生。其次，要做好督辦工作，建立公文催辦制度。一般事項15個工作日內(nèi)通報一次，重大事項及時督辦通報，有利于提高公文流轉(zhuǎn)速度，改善工作作風(fēng)，提高管理水平。
（四）做好與檔案管理員的公文交接登記手續(xù)。首先，要區(qū)分歸檔與不歸檔的案卷，應(yīng)歸檔文件及時移交給檔案管理員。其次，要將交接的文檔目錄復(fù)印成一式三份，移交部門與接收部門各一份，檔案盒內(nèi)保留一份，還要附有《移交備考表》，詳細記錄移交人、接收人、交接時間等各項信息?，F(xiàn)代化的檔案管理軟件有利于提高檔案管理效率，是當(dāng)前辦公室廣泛應(yīng)用的管理方式。一方面，公文交接時，交接雙方要嚴(yán)格檢查文件質(zhì)量，另一方面，檢查案卷內(nèi)文件的數(shù)量，與移交目錄內(nèi)所列的數(shù)量是否吻和。最后，嚴(yán)格辦理公文交接等手續(xù)，對符合要求的公文文件辦理移交手續(xù)，移交目錄雙方各一份，在核對無誤后雙方簽字登記。辦公室公文交接要做到每半年OA公文及紙質(zhì)公文交接一次。
（五）收發(fā)文件做好文檔歸檔和保密工作。辦公室工作應(yīng)及時將傳閱完畢、辦理結(jié)束的局（公司）文件進行整理歸檔，文件要單獨保存在保險柜中，確保文件資料的完整和安全。在次年的3月底前將文件資料移交檔案室。
三、結(jié)語
隨著現(xiàn)代社會分工越來越專業(yè)和精細，一個精益化的工作和管理時代已經(jīng)來臨。新形勢下，將精益化管理理念融入辦公室公文管理之中，實現(xiàn)辦公室從粗放型管理向精益化管理的快速轉(zhuǎn)變，才能不斷提升辦公室工作質(zhì)量和服務(wù)效能。
2 企業(yè)辦公室管理工作的特點
作為企業(yè)單位的重要管理與執(zhí)行部門，辦公室是對信息進行傳達，溝通員工和為內(nèi)外提供服務(wù)的重要窗口。對工程建設(shè)單位來說，其辦公室職能與其他企業(yè)單位存在一定的區(qū)別。企業(yè)內(nèi)部工程管理部門數(shù)量和類別較多，特別是基層項目辦公室的整體工作量大，并且工作中工程相關(guān)工作的任務(wù)較多。工程單位其辦公室管理工作中，具有一些涉及到工程業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并且需要辦公室工作人員對于工程業(yè)務(wù)的程序具有一定的了解，對工作人員的工程管理知識也有一定的要求。與一般企業(yè)單位不同的是，工程單位中技術(shù)人員、施工人員的比例較高。由于整體人員的專業(yè)素質(zhì)水平有限，導(dǎo)致了辦公室工作開展過程中很多溝通和交流都具有一定的困難和矛盾。
3 企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題
首先，辦公室管理制度需要進一步的完善。對于工程企業(yè)來說，其辦公室的管理工作相對特殊，如果不具有完善的管理制度，就會造成辦公室工作的執(zhí)行與落實不力。一部分企業(yè)中，其辦公室制度不夠規(guī)范，并且相關(guān)流程不夠清晰與合理，難以保證各項辦公室管理制度的有效落實，整體辦公室工作的效率相對較低。由于制度上的不足，也造成了相關(guān)考核工作落實不善，不同崗位之間的職責(zé)劃分不夠明確，整體管理相對混亂，各項工作任務(wù)不能良好的完成。其次，服務(wù)能力有限。辦公室工作開展過程中，服務(wù)的深度與廣度都十分有限。對于工程企業(yè)來說，辦公室管理工作的開展需要在一些具體事務(wù)性工作上開展相應(yīng)的督查與業(yè)務(wù)管理工作。由于工作環(huán)境較為復(fù)雜，工作內(nèi)容較多，導(dǎo)致了服務(wù)工作的開展缺乏有效的深度和廣度，工作效果難以得到保證。最后，辦公室工作人員素質(zhì)水平不足。很多企業(yè)的辦公室人員的組織結(jié)構(gòu)不科學(xué)，崗位設(shè)計不夠合理。一部分工作人員自身不具有足夠的辦公室崗位工作能力，并且開展相關(guān)工作中態(tài)度不端正，工作效率相對較低。再加上一部分員工自身創(chuàng)新意識不足，難以對辦公室工作進行有效地創(chuàng)新與改進，整體思想意識上也存在一定的缺失。由于思想意識、業(yè)務(wù)能力多方面都存在著問題，導(dǎo)致了工作中失誤較多，服務(wù)工作不到位，整體工作效率較低。
4 新時期企業(yè)辦公室管理實踐思路
醫(yī)院辦公室屬于綜合性的管理部門，對醫(yī)院的發(fā)展起著承上啟下以及溝通內(nèi)外的作用，其在醫(yī)院中的地位之高不言而喻。醫(yī)院辦公室管理工作的進行關(guān)乎著醫(yī)院的整體形象，對醫(yī)院的信譽以及口碑的發(fā)展至關(guān)重要。在目前我國實行新醫(yī)改背景下，對醫(yī)院辦公室管理工作進行創(chuàng)新就顯得勢在必得，通過對醫(yī)院辦公室管理工作的創(chuàng)新和變革能夠從整體上提高其管理水平。
一、醫(yī)院辦公室管理存在的突出問題
在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院辦公室管理仍舊存在很多問題，主要問題有下面四個：第一個問題是醫(yī)院辦公室的責(zé)權(quán)不是很明確，主要是因為醫(yī)院辦公室和其他部門之間的責(zé)權(quán)存在著交叉現(xiàn)象，分工不是很明確，導(dǎo)致很多管理工作重復(fù)操作，無法提升其管理效率。第二個問題是醫(yī)院辦公室的制度建設(shè)不是很完善，有些醫(yī)院辦公室在對相關(guān)的制度進行制定的時候，只是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查，并沒有嚴(yán)格按照醫(yī)院的發(fā)展情況來制定健全的制度，導(dǎo)致醫(yī)院很多工作人員工作比較隨意，對自身沒有利益的工作問題不及時解決。第三個問題是醫(yī)院辦公室的事務(wù)比較繁瑣，很多醫(yī)院的年輕醫(yī)務(wù)人員感覺長期解決這些瑣事無法體現(xiàn)自身價值，工作積極性得不到提升。第四點是醫(yī)院辦公室的工作人員工作態(tài)度和工作方式不是很好，很多醫(yī)院辦公室工作人員沒有嚴(yán)格按照醫(yī)院的規(guī)章制度辦事，職業(yè)道德不是很強，思想觀念以及管理觀念比較落后，導(dǎo)致醫(yī)院辦公室工作效率無法得到極大的提升。
二、新醫(yī)改背景下的醫(yī)院辦公室管理創(chuàng)新措施
（一）健全規(guī)章制度和流程
為了確保醫(yī)院辦公室管理工作效率的提高，需要健全醫(yī)院的規(guī)章制度和流程。在對醫(yī)院的規(guī)章制度進行健全的時候，需要結(jié)合醫(yī)院的實際管理情況和發(fā)展情況：首先，需要確保規(guī)章制度和流程的建立是具有可操作性的，在醫(yī)院內(nèi)部實施的時候可行性強。其次，需要確保規(guī)章制度能夠明確每一個醫(yī)院辦公室工作人員的分工和職責(zé)，確保醫(yī)院辦公室工作的統(tǒng)一性和穩(wěn)定性，提升醫(yī)院辦公室管理的效率和質(zhì)量。最后就是要結(jié)合人性化的管理，尊重每一個人的意見，讓醫(yī)院的醫(yī)護人員能夠提出一些醫(yī)院管理工作中的問題，并且根據(jù)自己的想法提出一些改善建議，從而給醫(yī)院內(nèi)部營造一個良好和諧的工作環(huán)境，確保醫(yī)院辦公室管理工作的有效開展。
（二）科學(xué)管理工作人員
在對醫(yī)院工作人員進行管理的時候需要做好下面三點工作：第一點就是醫(yī)院辦公室要采取情感管理方式，要求每一個工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德有所提升，堅持情感化管理模式的使用，讓每一個管理人員以及醫(yī)護人員都能夠恪盡職守做好自身的工作，增強對醫(yī)院的忠誠度。第二點就是要對每一個醫(yī)務(wù)人員的職責(zé)進行明確，讓醫(yī)務(wù)人員按照規(guī)定做好自身的工作，這樣就可以使得醫(yī)護人員的工作效率得到提升，有利于醫(yī)院辦公室管理工作的高效開展。第三點就是醫(yī)院辦公室要關(guān)注人員發(fā)展，給每一個醫(yī)護人員制定明確的工作計劃和發(fā)展目標(biāo)，重視對員工的管理和培訓(xùn)，提升員工的業(yè)務(wù)水平，最終使得員工能夠達到自己想要的高度。由此可見，醫(yī)院辦公室充分發(fā)揮科學(xué)管理醫(yī)務(wù)人員的作用對于醫(yī)院整體性發(fā)展而言至關(guān)重要。
（三）對辦公室工作方式進行創(chuàng)新
在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院辦公室的工作正在朝向參謀性的方向發(fā)展，而且醫(yī)院辦公室的服務(wù)也在逐漸增加。因此，需要對醫(yī)院辦公室的管理工作方式進行創(chuàng)新，在醫(yī)院內(nèi)部實行科學(xué)化的管理，提升每一個醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)技能和處事方式，最終使得醫(yī)院的工作做得更加到位。想要對辦公室工作方式進行創(chuàng)新，首先需要對辦公室工作人員的管理觀念進行創(chuàng)新和改善，提升他們的管理能力；其次，要對辦公室工作人員的工作方式進行轉(zhuǎn)變，要求管理人員結(jié)合醫(yī)院的實際發(fā)展情況對醫(yī)院進行管理。最后是要在醫(yī)院內(nèi)部建立一個完善的考核機制，對醫(yī)院辦公室工作人員的工作進行考核，最終促進其工作效率和工作質(zhì)量的提升。另外，醫(yī)院辦公室工作人員還需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度在醫(yī)院內(nèi)部實行精細化的管理，對醫(yī)務(wù)人員工作的每一個環(huán)節(jié)進行高效管理，比如可以在醫(yī)院內(nèi)部建立一個良好的網(wǎng)絡(luò)平臺，通過這個平臺對醫(yī)務(wù)人員的工作質(zhì)量進行審核與評價，積極發(fā)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部存在的一系列問題，然后采取有效措施對這些問題進行高效解決，從而確保醫(yī)院有良好的服務(wù)與管理水平。
三、結(jié)語
綜上所述，在當(dāng)前新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院辦公室面臨著各種挑戰(zhàn)，這種情況下就需要醫(yī)院辦公室的工作人員及時發(fā)現(xiàn)這些管理問題，然后采取科學(xué)合理的措施對這些問題進行高效解決，而且也需要不斷地對制度以及管理方式進行創(chuàng)新和改善，爭取能夠在極大程度上提高醫(yī)院辦公室的管理水平和服務(wù)水平，促進醫(yī)院的整體發(fā)展。
【參考文獻】
[1]王高亭.試述新醫(yī)改背景下的醫(yī)院辦公室管理創(chuàng)新[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理,2017,8(18):16-18.
Abstract： In recent years, with the continuous development of science and technology, the administrative work of enterprise office has gradually developed to the direction of integration. Great changes have taken place in many management institutions and management functions, and the importance of administrative management has gradually become prominent. In the current market development situation, the enterprise office administrative work is facing a lot of difficulties. In view of these problems, it is necessary to increase the analysis, reduce the problems caused by the office administrative work, and promote the improvement of the effectiveness of the office administrative work of enterprises. This paper mainly analyzes the problems existing in the enterprise office administration, and discusses the corresponding methods to improve the effectiveness, for reference.
Keyword： enterprise office; administrative work; improvement methods;
1 、引言
行政管理工作在企業(yè)辦公室內(nèi)發(fā)揮著關(guān)鍵作用，是促進企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。在辦公室行政工作中包含非常多的工作內(nèi)容，而且綜合性較高，涉及范圍較廣，行政管理工作對于企業(yè)上下級工作起到了橋梁作用，關(guān)系著企業(yè)的正常運營。所以，企業(yè)行政管理人員需要加大對自身工作職責(zé)的分析，探討行政工作中存在的問題，及時探討問題的解決辦法，促進辦公室行政管理工作的科學(xué)開展。
2、 企業(yè)辦公室行政管理的特點
2.1、 服務(wù)性
企業(yè)辦公室行政工作具備著較強的服務(wù)性，主要體現(xiàn)在以下幾點：
第一，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。行政工作的主要職責(zé)是協(xié)助企業(yè)決策人員完成相應(yīng)的工作內(nèi)容，促進各項工作順利開展。
第二，為各職能部門服務(wù)。行政工作人員需要保持各部門之間的緊密溝通與聯(lián)系，做到各部門的相互配合，確保企業(yè)內(nèi)部工作的高效開展。行政部門在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮著關(guān)鍵作用，促進了企業(yè)內(nèi)部管理的協(xié)調(diào)性，讓各項工作開展更具效率。
第三，為員工服務(wù)。結(jié)合企業(yè)內(nèi)部工作人員的日常工作內(nèi)容，積極解決工作中出現(xiàn)的問題，充分調(diào)動每一位工作人員的積極性，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的管理環(huán)境，真正實現(xiàn)行政工作的落實與優(yōu)化。
2.2、 復(fù)雜性
辦公室行政管理工作存在著極強的復(fù)雜性，在實際的企業(yè)運轉(zhuǎn)中，行政部門需要做到對企業(yè)內(nèi)部各個事物的分析，雖然工作過程中遇到的都是小事，但是過多的小事堆疊在一起，造成了事物處理的繁雜性，一旦處理不當(dāng)，不僅會影響到工作效率，還會給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失。因此，在企業(yè)行政管理工作中，工作人員需要加大對行政工作的正確認知，做到對各細節(jié)的分析，無論事務(wù)大小都應(yīng)該保持正確的工作態(tài)度，尤其對待一些復(fù)雜的事務(wù)處理時，需要做到以人為本的原則，注意問題解決的方式方法，確保企業(yè)各項工作的科學(xué)開展。
2.3、 困難性
企業(yè)辦公室行政工作具備著非常強的開放性與系統(tǒng)性，而這一情況增加了辦公室行政事務(wù)管理的難度，每一位辦公室行政工作人員都需要積極處理好各項事務(wù)之間的關(guān)系，配合企業(yè)決策人員的工作，做到行政管理的優(yōu)化，積極解決工作中存在的難題。其面臨的主要困難包含以下方面：首先，行政管理工作需要保持其時效性，針對工作復(fù)雜程度展開分析，對于一些需緊急完成的工作要做到馬上執(zhí)行，不允許出現(xiàn)延誤。其次，落實科學(xué)的溝通和交流。在企業(yè)發(fā)展中，行政工作人員需要協(xié)調(diào)好上下級部門之間的關(guān)系，注意企業(yè)內(nèi)部關(guān)系的掌握。行政工作人員主要做到的工作內(nèi)容是上傳下達，讓企業(yè)各部門凝聚力提升，塑造良好的企業(yè)形象。最后，工作職責(zé)較大。在行政管理工作中包含為企業(yè)決策人員安排會議、對物品的采購和發(fā)放等，為確保各項工作的積極開展，行政工作人員需要做到對各領(lǐng)導(dǎo)層和員工的需求分析，認真落實工作職責(zé)。
3 、企業(yè)辦公室行政管理工作的職能
3.1、 協(xié)調(diào)職能
辦公室行政工作的主要任務(wù)是完成上傳下達，屬于企業(yè)內(nèi)部信息的中轉(zhuǎn)站，及時做到信息收集、整理、分析與傳遞。在協(xié)調(diào)職能方面需要做到以下幾點：
第一，上下協(xié)調(diào)。上下協(xié)調(diào)就是指根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的工作重點和決策方向展開分析，做到與相關(guān)部門的科學(xué)溝通，及時了解基層工作狀況，將信息準(zhǔn)確傳達給上級領(lǐng)導(dǎo)，并且將企業(yè)決策傳遞給相應(yīng)的職能部門。
第二，橫向協(xié)調(diào)。橫向協(xié)調(diào)就是指在企業(yè)內(nèi)部的所有職能部門，由工作人員負責(zé)做到對各職能部門之間的溝通配合，加強合作。
第三，內(nèi)外協(xié)調(diào)。內(nèi)外協(xié)調(diào)主要是指辦公室內(nèi)部和外部的協(xié)調(diào)作用，既要掌握企業(yè)內(nèi)部發(fā)展?fàn)顩r，又要明確外部發(fā)展形勢，創(chuàng)造良好的企業(yè)形象。
第四，應(yīng)急協(xié)調(diào)。企業(yè)應(yīng)急協(xié)調(diào)就是指在企業(yè)日常工作中面臨的突發(fā)事件，行政工作人員需要根據(jù)突發(fā)事件的具體情況進行跟蹤和報告，做到對各項資源的科學(xué)分配，積極實現(xiàn)對突發(fā)事件的應(yīng)對與處理。
3.2、 參謀職能
行政管理是企業(yè)內(nèi)部的重要組成部分，起到了上傳下達的作用，同樣也是企業(yè)決策人員的重要輔助，所以需加大對行政工作的重視力度，并不能將行政工作歸結(jié)于簡單的文件收集與整理。在企業(yè)內(nèi)部開展辦公室行政工作時，需要具備較強的全局意識，結(jié)合企業(yè)發(fā)展重心進行分析，將有效信息及時進行提煉并上傳給領(lǐng)導(dǎo)，做到對企業(yè)發(fā)展的全面分析。
3.3 、服務(wù)職能
行政工作非常復(fù)雜，包含各類細節(jié)服務(wù)功能，也是辦公室行政工作中的主要功能，必須要明確服務(wù)質(zhì)量，保障各項工作的及時開展。辦公室行政工作不僅僅要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還需要做到對每一位員工的服務(wù)，也就是相當(dāng)于后勤工作。辦公室行政人員應(yīng)做到對企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的分析，實施對基層部門工作狀況的調(diào)查，通過工作報告總結(jié)，采用合適的方式為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供輔助。另外，各職能部門需要保持良好的溝通，掌握每一位員工的需求，做好橋梁工作。
3.4、 組織職能
根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的工作狀況，為相關(guān)部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好會議準(zhǔn)備工作，做好重要客戶的接待，做好相應(yīng)的組織管理，讓企業(yè)管理體系更加科學(xué)，促進企業(yè)的發(fā)展。
4 、企業(yè)辦公室行政管理存在的問題
4.1、 制度規(guī)范不完善
企業(yè)辦公室行政管理工作非常復(fù)雜，涉及內(nèi)容較多，在企業(yè)的日常運營中，辦公室行政工作容易出現(xiàn)問題。因此，企業(yè)需要制定完善的制度和規(guī)范，但是目前，一些企業(yè)制定的管理制度并不能確保行政工作的科學(xué)開展，再加上近年來很多辦公室行政工作人員的壓力較大，在工作過程中存在著工作職責(zé)劃分不夠清晰的現(xiàn)象，造成了工作質(zhì)量低下，無法滿足日常的管理要求。辦公室行政管理制度的不完善將會造成日常工作缺乏相應(yīng)的制度約束，造成了工作效率下降，甚至?xí)萍s整個企業(yè)的發(fā)展。
4.2、“以人為本”原則未落實到位
辦公室行政管理過程中，工作人員的職責(zé)過于集中，再加上現(xiàn)有的管理制度無法落實對工作過程的監(jiān)督，造成了辦公室行政管理存在漏洞。辦公室行政工作本就復(fù)雜，在工作過程中如果并未充分考慮到基層職工的意見，將會讓行政管理工作失去價值，無法滿足職工工作積極性的增長，甚至?xí)o法落實企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層下發(fā)的政策，對于企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)極為不利。
4.3 、行政人員能力欠佳
在當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)職能部門在進行員工招聘時，并未針對員工的能力和素質(zhì)進行分析。辦公室工作內(nèi)容和重要性逐漸凸顯，這也就提升了對工作人員的能力要求，但是仍有很多能力和素質(zhì)無法滿足要求的工作人員進入企業(yè)辦公室行政工作中，這些工作人員具備的專業(yè)知識不足，也無法做到對問題的科學(xué)處理，最終導(dǎo)致工作處理方式無法得到管理層和職能部門的認同，降低了企業(yè)效率。
4.4、 精細化管理意識缺乏
通過對當(dāng)前大多數(shù)工作人員實際情況的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)行政工作人員具備的綜合素質(zhì)并不高，而且還存在著重管理、輕服務(wù)等現(xiàn)象，造成這一現(xiàn)象最為根本的原因是企業(yè)內(nèi)部精細化管理理念的融入不足。首先，在實際工作中，一些工作人員意識不足，造成了企業(yè)內(nèi)部工作的疏漏，不利于企業(yè)管理制度的建立。其次，精細化管理理念融入不足時，會讓工作人員對現(xiàn)有的工作流程存在爭議，很多工作人員無法有效完成自身的本職工作，各部門之間的溝通存在漏洞。這些問題在實際的管理中得不到解決，將會釀成企業(yè)內(nèi)部的不擔(dān)當(dāng)和不作為現(xiàn)象。
4.5、 行政管理工作中的信息化應(yīng)用不足
21世紀(jì)是信息化時代，辦公室行政管理工作也需要融入更多的信息化技術(shù)，促進信息的高效傳遞。但是，在當(dāng)前的企業(yè)管理中，辦公室OA系統(tǒng)還在持續(xù)優(yōu)化，很多信息集成并未落實，尤其是信息的填寫和報送模式存在漏洞，造成了信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用的延誤。
5、 提升企業(yè)辦公室行政管理實效性的方法
5.1、 建立完善的行政工作管理系統(tǒng)
在企業(yè)辦公室行政管理工作中，需要加大對管理制度的規(guī)范，降低辦公室行政管理中出現(xiàn)的失誤。首先，建立完善的管理制度。利用管理制度形成對工作人員行為的約束，引進先進企業(yè)的管理方法和管理制度，強化管理模式的更新，結(jié)合企業(yè)自身情況，確保建立更加科學(xué)的管理體系。其次，在辦公室行政工作中明確每一位工作人員的工作職責(zé)，避免在工作過程中出現(xiàn)職能交叉，也減少工作人員處理問題的懈怠現(xiàn)象。最后，制定辦公室物資管理制度。嚴(yán)格落實各項物資的采購、保存與發(fā)放，避免辦公室物品使用不當(dāng)而造成的資源浪費。
5.2、 強化行政人員能力
人員能力是提升辦公室行政工作效率的基礎(chǔ)，在實際工作過程中要求工作人員加大對能力低下等人員的科學(xué)處理，堅決不允許出現(xiàn)功勞冒領(lǐng)的現(xiàn)象，做到辦公室風(fēng)氣的公平與公正。針對辦公室內(nèi)部一些能力較強的員工給予鼓勵，讓其具備更高的工作積極性，確保在實際工作中不會因得不到鼓勵而喪失工作的熱情。為滿足辦公室行政工作的積極開展，需要融入更多的新鮮血液，人力資源管理部門需要加大對行政管理人才的融入，選取更多高素質(zhì)人才加入行政工作中，同時對現(xiàn)有的行政工作人員展開專業(yè)培訓(xùn)，提升其能力和素養(yǎng)。另外，在企業(yè)內(nèi)部建立完善的評級制度，針對工作人員日常表現(xiàn)進行考核，以促進行政工作的順利開展。
5.3、 健全行政工作管理制度
在當(dāng)前的市場形勢下，企業(yè)想要獲取更大的發(fā)展空間，必須要建立完善的行政管理制度。當(dāng)前的時代背景屬于信息化時代，在辦公室行政管理工作中工作重要性愈發(fā)凸顯，企業(yè)在解決問題時需要做到對問題的核心分析，與企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r相融合，建立符合辦公室行政工作內(nèi)容的規(guī)章制度，做到對各工作的引導(dǎo)，減少辦公室工作中出現(xiàn)的漏洞。同時，利用規(guī)范化的管理制度，對工作人員進行約束，提升工作人員的溝通與協(xié)調(diào)能力。另外，在企業(yè)管理過程中需要建立完善的激勵機制，對企業(yè)內(nèi)部工作人員展開科學(xué)管理，可以通過物質(zhì)獎勵與精神獎勵相融合的方式，保障企業(yè)辦公室內(nèi)部風(fēng)氣的優(yōu)良。通過完善的薪酬管理方案，激發(fā)每一位工作人員的積極性，在薪酬考核中，企業(yè)可以配備隨機機制，防止在工作過程中出現(xiàn)資歷至上等現(xiàn)象。將工作人員的工作能力和業(yè)務(wù)范疇作為考核指標(biāo)，強化工作人員薪酬體系制定的科學(xué)性與合理性。
5.4、 加強對信息技術(shù)的應(yīng)用，降低行政工作難度
在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，信息化技術(shù)已經(jīng)融合到了各個行業(yè)，既提升了工作效率，又增強了工作質(zhì)量，所以在辦公室行政工作中也需要加大對信息化技術(shù)的應(yīng)用，減少繁雜工作給行政工作人員造成的壓力。首先，企業(yè)需要結(jié)合實際的狀況，建立信息化管理體系，加大信息處理力度，保障資金投入的合理性，結(jié)合計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)揮智能化管理的優(yōu)勢。其次，在信息化技術(shù)應(yīng)用過程中，需要加大對信息化技術(shù)應(yīng)用的重視，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)和信息的收集，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供更多支持。最后，在企業(yè)內(nèi)部開展信息化技術(shù)應(yīng)用時，企業(yè)工作人員可以在管理過程中加大對各類辦公軟件的應(yīng)用，如郵箱、釘釘?shù)溶浖?，做到對各類軟件的科學(xué)維護，整合企業(yè)內(nèi)部的現(xiàn)有資源，促進各類資料和檔案的數(shù)字化整理，從多個角度開展各項工作內(nèi)容，促進行政工作的科學(xué)開展。
5.5、 明確企業(yè)辦公室行政管理目標(biāo)
首先，工作流程優(yōu)化。在企業(yè)內(nèi)部結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營狀況，工作人員需要根據(jù)工作流程進行優(yōu)化，結(jié)合工作性質(zhì)將工作任務(wù)進行劃分，確保各工作流程制定的科學(xué)性，既做到對任務(wù)的簡化，又做到對各項工作任務(wù)的科學(xué)安排。其次，考核標(biāo)準(zhǔn)和考核要求的嚴(yán)格執(zhí)行。在辦公室行政工作中包含程序性工作和非程序性工作，通過對工作內(nèi)容的執(zhí)行，加大對各類指標(biāo)的分析，確保指標(biāo)量化具備較強的科學(xué)性，讓員工具備更強的使命感與責(zé)任感，在實際的考核中做到公平與公正，獎罰分明。
6、 結(jié)語
自進入21世紀(jì)以來，企業(yè)辦公室行政管理工作受到高度重視，通過科學(xué)的行政工作的落實，能夠推進企業(yè)經(jīng)濟效益增長，保障企業(yè)更具競爭價值。因此，企業(yè)辦公室行政管理工作人員需要加大對日常工作問題的分析，通過不斷總結(jié)優(yōu)化辦公室工作內(nèi)容，做到對工作職責(zé)的科學(xué)劃分，結(jié)合實際情況建立相應(yīng)的管理制度與管理體系，促進行政管理工作的科學(xué)開展，更好地為企業(yè)服務(wù)。
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